Một quy trình nhập kho hiệu quả sẽ giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời tăng cường độ chính xác trong quản lý tồn kho. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng thực hiện tốt quy trình này. Vậy làm thế nào để xây dựng một quy trình nhập kho hoàn hảo? Skillmall sẽ giúp bạn có thêm thông tin về quy trình này.
Quy trình nhập kho là gì?
Quy trình nhập kho là một chuỗi các bước và thủ tục chuẩn hóa nhằm quản lý việc tiếp nhận, kiểm tra, bảo quản và ghi chép thông tin về số lượng hàng được nhập vào kho của doanh nghiệp. Mục đích của quy trình này là đảm bảo hàng hóa được nhập đúng quy cách, đủ số lượng, đảm bảo chất lượng, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Lợi ích của doanh nghiệp khi có quy trình nhập kho chuẩn hóa
Quá trình nhập kho được quản lý tốt là một trong những yếu tố then chốt để nâng cao hiệu quả hoạt động kho bãi và chuỗi cung ứng của doanh nghiệp. Việc kiểm soát chặt chẽ quy trình này sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho việc lưu trữ và quản lý hàng hoá của công ty.
Có thể kiểm soát tồn kho hiệu quả
Quy trình nhập kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho một cách chặt chẽ và chính xác hơn. Khi hàng hoá được tiếp nhận, kiểm tra và bày trí trong kho một cách có hệ thống, công ty sẽ nắm rõ số lượng, tình trạng và vị trí của từng mặt hàng. Điều này không chỉ giúp phòng ngừa tình trạng thiếu hàng hoặc quá tải kho, mà còn hạn chế được các rủi ro về hư hỏng, oxy hoá hay mất mát do lưu trữ sai cách.
Cải thiện hiệu quả hoạt động
Quy trình nhập kho được quản lý tốt cũng giúp tăng tốc độ cho việc xử lý các giao dịch liên quan. Khi các hoạt động tiếp nhận, kiểm tra và bày trí hàng hoá diễn ra nhanh chóng và chính xác, doanh nghiệp sẽ dễ dàng tìm kiếm, lấy hàng và chuẩn bị các đơn hàng xuất kho kịp thời. Điều này không chỉ cải thiện hiệu quả hoạt động mà còn giúp giảm thiểu thời gian và chi phí cho các công đoạn liên quan.
Tăng cường tính minh bạch
Khi quy trình nhập kho được phân công và thực hiện một cách chuyên nghiệp, toàn bộ quy trình sẽ diễn ra một cách hiệu quả và đồng bộ. Việc này không chỉ giúp rút ngắn thời gian và công sức của nhân viên, mà còn đảm bảo tính chính xác, an toàn và truy xuất nguồn gốc của các loại hàng được lưu trữ ở trong kho.
Trong thực tế, việc thiết kế và vận hành một quy trình nhập kho chuẩn mực là một trong những chìa khóa để nâng cao hiệu quả hoạt động kho bãi và chuỗi cung ứng của doanh nghiệp. Đây là một nhiệm vụ đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận và sự tham gia của những nhân viên có chuyên môn phù hợp.
Quy trình nhập kho hàng hóa
Bước 1: Lập kế hoạch chi tiết cho quy trình nhập kho
Lập kế hoạch chi tiết để đảm bảo một quy trình nhập kho diễn ra được hiệu quả. Đồng thời đáp ứng nhu cầu của bộ phần sản xuất, bên phía doanh nghiệp nhập kho cần lập báo cáo nhập kho chi tiết, bao gồm mục đích và sự cần thiết của việc nhập kho, danh mục và số lượng các nguyên liệu, vật tư cần nhập, cũng như thời gian nhập kho dự kiến (ngày và giờ cụ thể), sau đó gửi đến bộ phận kho và các bộ phận liên quan như bộ phận kế toán, bộ phận sale,….
Bước 2: Sắp xếp và định vị lại các sản phẩm theo nguyên tắc kế toán
Người quản lý kho có vai trò then chốt trong việc chuẩn bị kho trống sẵn sàng cho đợt nhập hàng mới. Họ dựa vào thông tin về số lượng và thời gian nhập hàng được cung cấp từ các bước trước đó để sắp xếp và dọn dẹp các khu vực kho phù hợp. Các nguyên tắc kế toán như FIFO (First In, First Out) hay LIFO (Last In, First Out) sẽ được áp dụng để định vị vị trí lưu giữ hàng hóa trong kho một cách thích hợp nhất. Việc sắp xếp lại hàng tồn kho nhằm bố trí các sản phẩm ở những khu vực dễ tiếp cận, dễ quản lý và vận chuyển khi cần.
Xem thêm: Khóa học kế toán cho người mới bắt đầu tại Skillmall
Bước 3: Kiểm tra và đối chiếu sản phẩm
Khi hàng hóa đến kho, nhân viên giao hàng sẽ xuất trình phiếu yêu cầu nhập kho. Tại đây, thủ kho dựa vào các thông tin được ghi trên phiếu để tiến hành các bước kiểm tra và đối chiếu số lượng và chất lượng của sản phẩm so với yêu cầu ban đầu. Quá trình kiểm tra và đối chiếu này nhằm đảm bảo hàng hóa nhập kho đúng với thông tin đã được đăng ký và phê duyệt trước đó.
Bước 4: Nhân viên kế toán kiểm tra lại phiếu nhập và hoàn thành
Sau khi thủ kho đã hoàn thành việc kiểm tra và đối chiếu hàng hóa, các tài liệu liên quan như đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, hóa đơn… sẽ được chuyển đến các bộ phận kế toán kho để thực hiện các bước tiếp theo. Tại đây, nhân viên kế toán sẽ tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng một lần nữa các giấy tờ này, đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và phù hợp với quy định. Sau khi xác nhận, kế toán sẽ lập phiếu nhập kho chính thức.
Bước 5: Hoàn thành việc nhập kho hàng hóa
Sau khi kế toán đã kiểm tra và lập phiếu nhập kho chính thức, công việc cuối cùng là thực hiện việc nhập hàng vào kho. Tại bước này, thủ kho sẽ tiến hành bài bản việc sắp xếp, bố trí hàng hóa vào vị trí đã được lên kế hoạch từ trước. Điều này giúp đảm bảo hàng hóa được lưu giữ một cách logic, dễ dàng tra cứu và quản lý.
Xem thêm: Tính giá xuất kho: Ưu nhược điểm của các phương pháp kế toán
Kết luận
Trên đây là quy trình nhập kho và một số lợi ích nhập kho cơ bản mà doanh nghiệp cần thực hiện. Việc tuân thủ quy trình này sẽ giúp kiểm soát tốt tình hình tồn kho, tránh lãng phí và nâng cao hiệu quả hoạt động. Truy cập ngay Skillmall.vn để biết thêm nhiều kiến thức bổ ích và tham gia những khóa học hay phù hợp với bạn.
