Cách quản lý đơn hàng bằng Excel giúp bạn tối ưu quy trình, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Trong môi trường kinh doanh hiện đại, việc quản lý đơn hàng một cách hiệu quả là yếu tố then chốt để đảm bảo hoạt động suôn sẻ và gia tăng lợi nhuận. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu cách quản lý đơn hàng bằng Excel mà các kế toán nên biết, giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả công việc.
Lợi ích của việc quản lý đơn hàng bằng Excel
Thống kê dữ liệu khoa học
Sử dụng Excel để quản lý đơn hàng giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi dữ liệu theo từng ngày, tháng, năm bằng các tính năng của Excel, Sắp xếp dữ liệu trên Excel theo từng cột, từng hàng rõ ràng, khoa học tạo sự chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.
Không tốn phí
Sử dụng Excel miễn phí giúp doanh nghiệp giảm chi phí thay vì dùng các phần mềm quản lý trả phí khác.
Tăng năng suất làm việc
Trong Excel có các tính năng và hàm giúp tối ưu hóa quy trình nhập, xuất dữ liệu nhanh chóng, nâng cao hiệu suất làm việc của doanh nghiệp.
Dễ dàng theo dõi và kiểm tra
Việc phân chia nội dung thành từng hàng, từng cột, từng sheet trong một file Excel giúp doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu và kiểm tra thông tin. Ngoài ra Excel còn có các công cụ, tính năng nâng cao có thể lọc dữ liệu và phân tích dữ liệu đơn hàng rõ ràng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc.
Hạn chế sai sót
Dùng các hàm và công cụ trong Excel để nhập thông tin và thực hiện các phép tính một cách dễ dàng và nhanh chóng giúp tăng tính chính xác của dữ liệu đơn hàng.
Quản lý đơn hàng bằng Excel có những hạn chế gì?
Thiếu tính bảo mật
Không giống các phần mềm quản lý đơn hàng khác, Excel không có tính bảo mật cao và dễ bị đánh cắp dữ liệu hoặc bị mất dữ liệu cũng không khôi phục lại được.
Không thuận tiện khi chia sẻ làm việc
Excel không có tính năng chia sẻ liên kết để nhiều người cùng theo dõi, chỉnh sửa và cập nhật thông tin liên tục. Muốn chia sẻ file Excel chỉ có thể gửi thông qua các phần mềm nhắn tin khác.
Không thể tích hợp với nhiều hệ thống khác
Khi doanh nghiệp có nhiều dữ liệu để quản lý khác cần được đồng bộ với dữ liệu đơn hàng thì Excel không hỗ trợ được. Ví dụ doanh nghiệp cần tích hợp dữ liệu quản lý đơn hàng với hệ thống quản lý kho, hệ thống nhập hàng,… thì Excel không có tính năng tích hợp với các hệ thống khác.
Lưu trữ dữ liệu bị hạn chế
Nếu doanh nghiệp lớn có nhiều đơn hàng và thông tin cần quản lý thì không thể lưu trữ hết vào Excel. Đặc biệt là doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô nên dữ liệu sẽ nhiều và phúc tạp hơn gây khó khăn và bất tiện khi quản lý đơn hàng bằng Excel.
Cần có kỹ năng Excel
Muốn sử dụng Excel để quản lý đơn hàng hiệu quả cần dùng nhiều tính năng và hàm khác nhau để tính toán nên những người không thành thạo Excel sẽ dễ gây sai sót thông tin hoặc không tối ưu được việc quản lý đơn hàng trên Excel.
Để sử dụng Excel một cách thành thạo trong công việc hãy tham gia khóa học Excel 1 kèm 1 online tiện lợi cho những người không có nhiều thời gian rảnh.
Cách quản lý đơn hàng bằng Excel đơn giản
Bạn có thể tự tạo cho mình file quản lý đơn hàng đơn giản trên Excel với số lượng thông tin và dữ liệu không quá phức tạp. Sau đây là hướng dẫn chi tiết cách tạo file quản lý đơn hàng đơn giản.
Tạo những danh mục cần thiết để quản lý sản phẩm
Để quản lý đơn hàng hiệu quả và rõ ràng bạn cần tạo chi tiết các danh mục cần thiết như sau:
Đối với danh mục sản phẩm gồm:
- Số thứ tự
- Tên sản phẩm, mã sản phẩm, đơn vị tính
- Giá nhập, giá bán (nếu có)
- Số lượng còn lại
- Doanh thu
- ….
Đối với danh mục nhân viên giao hàng bao gồm:
- Tên nhân viên
- Số điện thoại
- Trạng thái đơn hàng
- ….
Bạn càng khai báo chi tiết càng dễ theo dõi đơn hàng và sản phẩm. Tùy vào tình hình doanh nghiệp mà thêm hay bớt các chi tiết khai báo.
Tạo những danh mục cần thiết để quản lý đơn hàng
Khi đã có danh mục thông tin về sản phẩm thì tiếp theo tạo các danh mục quản lý những đơn hàng bao gồm như mục như:
- Thời gian nhận đơn hàng (ngày, tháng, năm)
- Số điện thoại người nhận, địa chỉ liên hệ
- Tên sản phẩm, mã sản phẩm, đơn vị tính, số lượng
- Đơn giá, thành tiền
- Phí vận chuyển
- …
Bạn có thể để mỗi dữ liệu quản lý là một sheet khác nhau trong một file để dễ quản lý.
Tạo báo cáo dữ liệu đơn hàng để phân tích dữ liệu
Cuối cùng là tạo báo cáo tổng quát về tình hình kinh doanh từ các dữ liệu quản lý sản phẩm và quản lý đơn hàng. Trong cách quản lý đơn hàng bằng Excel, để dễ dàng theo dõi thông tin bạn có thể vẽ biểu đồ cột hoặc biểu đồ tròn để tiện theo dõi. Trên biểu đồ nên có các thông tin cần thiết như thời gian, doanh số bán hàng, số lượng đơn hàng,…
Ngoài ra để có thể dùng Excel một cách hiệu quả và năng suất bạn nên cần trang bị những kiến thức sử dụng hàm và công cụ nâng cao trong Excel.
Xem thêm tại: Khóa học tin học văn phòng nâng cao 1 kèm 1 online
Kết luận
Các doanh nghiệp nhỏ nên biết cách quản lý đơn hàng bằng Excel sẽ giúp giảm chi phí thay vì phải mua các phần mềm quản lý khác. Tuy nhiên, nếu không thành thạo các tính năng nâng cao mà chỉ nhập thông tin thủ công toàn bộ file quản lý sẽ dễ sai sót thông tin. Bạn có thể xem skillmall.vn để biết thêm về các khóa học tin học hoặc liên hệ 0981662361 để biết thêm thông tin.
