Sổ kế toán là một công cụ quan trọng giúp ghi chép, tổ chức và theo dõi các giao dịch tài chính của doanh nghiệp một cách chi tiết và chính xác. Các bước hướng dẫn làm sổ kế toán trên Excel dưới đây sẽ giúp các chủ doanh nghiệp và kế toán viên tạo ra một hệ thống quản lý tài chính linh hoạt, đơn giản, không tốn kém. Hãy cùng SkillMall khám phá những bước thực hiện này để tối ưu hóa quy trình kế toán ngay từ hôm nay.
Vai trò của sổ kế toán doanh nghiệp là gì?
Sổ kế toán doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và theo dõi hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Cụ thể, vai trò của sổ kế toán gồm:
Ghi nhận và lưu trữ dữ liệu tài chính: Sổ kế toán ghi chép chi tiết các giao dịch tài chính, bao gồm thu, chi, nợ, và các khoản phải trả, giúp doanh nghiệp theo dõi dòng tiền và tình hình tài chính một cách rõ ràng, chính xác.
Cung cấp dữ liệu hỗ trợ quyết định: Các con số trong sổ sách kế toán đóng vai trò nền tảng, giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định chiến lược quan trọng như đầu tư, mở rộng hoạt động kinh doanh, hoặc kiểm soát chi phí.
Đảm bảo tuân thủ pháp luật: Sổ kế toán giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định của pháp luật về tài chính, thuế, và báo cáo. Việc ghi chép chính xác và đầy đủ giúp doanh nghiệp tránh vi phạm quy định pháp luật và tránh các rủi ro liên quan đến kiểm toán và thuế.
Đánh giá hiệu quả hoạt động: Thông qua việc phân tích dữ liệu từ sổ kế toán, doanh nghiệp có thể đánh giá được hiệu quả hoạt động của từng bộ phận, dự án, hay toàn công ty, từ đó điều chỉnh chiến lược kinh doanh phù hợp.
Xem thêm: Mẫu Bảng Cân Đối Kế Toán Excel Thông Dụng
Làm quen với các hàm cơ bản trong Excel dành cho kế toán
Để trở thành một kế toán chuyên nghiệp trên Excel, điều quan trọng đầu tiên là phải nắm vững tác dụng của các hàm thường dùng:
Hàm SUMIF:
- Kết chuyển bút toán cuối kỳ: Hàm này giúp tổng hợp dữ liệu cuối kỳ một cách chính xác.
- Tổng hợp phát sinh: SUMIF hỗ trợ bạn chuyển dữ liệu từ Nhật ký chung (NKC) lên bảng cân đối phát sinh của tháng và năm.
- Nhập – Xuất – Tồn: Đối với việc quản lý hàng tồn kho, hàm SUMIF giúp tổng hợp số liệu từ phiếu nhập kho (PNK) và phiếu xuất kho (PXK).
Hàm VLOOKUP:
- Tìm kiếm dữ liệu: Hàm VLOOKUP rất hữu ích trong việc tìm đơn giá xuất kho hoặc truy xuất mã tài khoản (TK) từ danh mục.
- Khấu hao: Dùng VLOOKUP để tra cứu dữ liệu phân bổ hoặc khấu hao từ kỳ trước, giúp bạn tiết kiệm thời gian.
Hướng dẫn làm sổ kế toán trên Excel
Công việc cần làm đầu năm
Đối với các doanh nghiệp hoạt động liên tục, việc chuyển số dư cuối năm trước sang đầu năm nay là điều bắt buộc. Bạn cần:
- Nhập số dư đầu kỳ vào bảng cân đối phát sinh của tháng.
- Chuyển lãi hoặc lỗ từ năm trước sang năm hiện tại, dựa trên số dư tài khoản 4212.
Lưu ý: Việc chuyển lãi/lỗ này chỉ thực hiện một lần vào đầu năm và được định khoản trên Nhật ký chung.
Các công việc hàng tháng
Hiện nay, đa phần các doanh nghiệp sử dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung (NKC), vì vậy, bạn cần làm theo nguyên tắc:
- Đồng nhất tài khoản: Đảm bảo tài khoản kế toán phải đồng bộ, đặc biệt khi có phát sinh mới.
- Đồng nhất mã hàng hóa: Khi thêm khách hàng, nhà cung cấp hoặc sản phẩm mới, bạn phải cập nhật mã tài khoản và mã hàng tương ứng.
Hướng dẫn ghi sổ kế toán khi có phát sinh
Khi mua hàng:
- Khai báo khách hàng mới: Nếu có khách hàng hoặc nhà cung cấp mới, bạn phải khai báo chi tiết thông tin trong bảng danh mục tài khoản (DMTK) và hạch toán trên sổ nhật ký chung.
- Công cụ dụng cụ và tài sản cố định: Khi các tài khoản 142, 242, 214 có những phát sinh liên quan, bạn cần phải cập nhật bảng phân bổ chi phí hoặc khấu hao tương ứng.
- Khi mua hàng hóa: Hạch toán trên NKC không yêu cầu chi tiết từng mặt hàng mà chỉ ghi chung vào tài khoản 156. Sau đó, sử dụng phiếu nhập kho để khai báo chi tiết.
Khi bán hàng hóa:
- Ghi nhận tổng doanh thu vào tài khoản 5111. Sau đó, sử dụng phiếu xuất kho để kê khai cụ thể các sản phẩm đã bán. Giá vốn sẽ được xác định theo phương pháp “Bình quân cuối kỳ”.
Công việc cuối tháng
Vào cuối tháng, bạn cần thực hiện các bút toán kết chuyển, bao gồm:
- Tổng hợp và ghi nhận các khoản lương, chi phí hoạt động, doanh thu và thuế.
- Lập các bảng biểu như: Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho, bảng phân bổ chi phí, bảng cân đối phát sinh.
Kiểm tra số liệu cuối kỳ
- Tổng phát sinh bên Nợ và Có phải bằng nhau trên bảng cân đối phát sinh.
- Các tài khoản loại 1 và 2 không có số dư bên Có (ngoại trừ một số tài khoản như 159, 131…).
- Kiểm tra tài khoản 112 phải khớp với sổ phụ ngân hàng, tài khoản 133, 3331 khớp với tờ khai thuế.
Lập các bảng biểu cuối kỳ
Cuối kỳ, bạn cần lập các bảng biểu tổng hợp như:
- Bảng tổng hợp phải thu (TK 131): Sử dụng hàm IF và VLOOKUP để lấy dữ liệu khách hàng từ DMTK về.
- Bảng tổng hợp phải trả (TK 331): Cách thực hiện tương tự như TK 131.
- Sổ quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: Khác với các tài khoản khác, sổ quỹ và sổ tiền gửi cần được tính riêng và không thể chuyển sổ trực tiếp từ NKC.
Tham khảo: Khóa Học Tin Học Văn Phòng Nâng Cao (1 Kèm 1 Online) tại SkillMall
Kết luận
Với các bước hướng dẫn làm sổ kế toán trên Excel như trên, bạn đã có trong tay một phương pháp hiệu quả và đơn giản để quản lý tài chính. Việc thành thạo Excel sẽ không chỉ giúp bạn kiểm soát chi phí, tăng tính minh bạch mà còn tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Khám phá thêm nhiều khóa học bổ ích và giúp bạn phát triển toàn diện tại SkillMall.
